This has happened at your workplace?

Een divisiemanager van midden dertig geeft leiding aan zo’n zeventig medewerkers. Zes medewerkers vormen samen met hem het managementteam. De manager heeft met een van hen, Frederik, problemen. “Irritant, eigengereid, wispelturig, star en dwars”, is het beeld dat de manager over hem heeft.

Hoe het begon
De manager: “tijdens het overleg was het hele team het erover eens dat er een bepaald besluit genomen zou worden. Op het laatst is het weer Frederik die ineens met een aantal nieuwe argumenten op de proppen komt. Je ziet echt iedereen scheel wegkijken en denken: daar gaan we weer. En weet je wat het meest irritante is, hij spreekt zichzelf daarbij gewoon tegen. Eerst wilde hij meedoen en nu is hij opeens tegen. Ik word er gek van.”
Een andere keer blijkt Frederik niet gereageerd te hebben op een e-mailtje. En de keer daarna wel, maar op zo’n manier dat de manager zeer geïrriteerd is en roept dat hij zo niet aangesproken wenst te worden.
De ergernis van de manager is inmiddels zo gestegen dat alleen al het woord ‘Frederik’ genoeg is om zijn humeur te bederven en hem volledig uit zijn concentratie te halen.
De ontmoetingen met Frederik verlopen moeizaam. Er wordt zoveel mogelijk gemaild en er is zo weinig mogelijk persoonlijk contact. De manager overweegt om een dossier aan te leggen om het ontslag van de man voor te bereiden.

De andere kant
Ook Frederik voelt zich ongemakkelijk en maakt zich zorgen over de situatie. “Er is een hetze tegen mij gaande. Alles wat ik doe wordt van tafel geveegd, ontkent of genegeerd. Ik kan nauwelijks nog functioneren. Maar ik laat mijn mensen niet in de steek. We hebben net een afdeling die begint te lopen na al het gedoe van de afgelopen tijd. Ik ga gewoon mijn gang en zet alles op papier. Mij pakken ze niet.”

Het managementteam
De andere leden van het managementteam merken de spanning ook op. Sommigen zeggen: “Ach, dat is al tijden zo. Ze zoeken het maar uit.”
Een man zegt: “dat gaat niet goed zo, straks springt het en dan komt er nog meer ellende. En dat kunnen we nu helemaal niet gebruiken. En het hoeft ook helemaal niet, want eigenlijk is er niets aan de hand. Ze kunnen gewoon alleen niet met elkaar praten.”

De ontknoping
Tijdens de bijeenkomst op vrijdagmiddag is er een aanvaring tussen de manager en Frederik. Frederik stelt een vraag en trekt vervolgens het antwoord van de manager in twijfel en zegt dat hij het zal nagaan en checken of het wel klopt. Op dat moment is de manager zo boos dat hij niet in staat is te reageren. Hij gaat naar huis en ontlaadt tegen zijn vrouw. Hij kan het niet uit zijn hoofd zetten. Hij kan er zelfs niet van slapen. Hij is bij voortduring bezig met allerlei mogelijkheden om met deze situatie om te gaan, Frederik te ontslaan en weer controle te krijgen. Het hele weekend is verpest.

Mondaymorning
Als de manager maandagochtend op kantoor komt, is het slechte weekend hem aan te zien. Op mijn vraag hoe het met hem gaat, is het alsof ik een vuurtje bij het lont houd. “Wat denkt die man wel niet. Zo laat ik niet over mij heen lopen. Hij is achterbaks en ik kan straks de rotzooi opruimen.” De manager is geïrriteerd en boos.

Interpretaties
Als we daar nauwkeuriger naar kijken, blijkt het machteloosheid en onzekerheid te zijn. Hij is eindverantwoordelijk en wordt afgerekend op alles wat er in zijn divisie gebeurt. Hij vindt dat hij absoluut geen inzicht heeft in wat Frederik doet. Hij heeft allerlei ideeën over Frederik, diens motieven en daden.
Als ik vraag of hij dat kan onderbouwen, komen er alleen interpretaties, zijn eigen kleuring van situaties. Hij zegt: “Frederik’s notities zijn onvolledig en verwarrend”. En ook: “ik ben het echt niet alleen. Tijdens de vergadering zie je iedereen denken van ‘daar gaat ie weer”.

Helaas, of juist gelukkig, kunnen we niet zien wat iemand denkt. We kunnen er naar gissen, we kunnen soms zelfs steunen op wat ervaring. Maar zonder checken blijft het toch gewoon onze eigen interpretatie.

In eigen kringetje draaien
Al pratend ontdekt de manager dat hij werkelijk met geen enkele waarneming kan komen. Hij heeft geen feiten of gegevens. Dat trekt de angel uit zijn woede. De manager constateert dat hij voornamelijk met zijn eigen spinsels bezig is. Omdat hij eigenlijk niks kan met die spinsel, draait hij in een kringetje rond en raakt steeds meer gespannen en in verwarring. Hij merkt nu pas echt goed hoe onzeker hij zich voelt en begrijpt dat hij die voedt met zijn eigen spinsels. Alhoewel hij het verdwijnen van zijn woede als een opluchting ervaart, omdat die enorm veel van zijn energie kostte, levert het nog niet iets op waar hij verder mee kan.
We gaan op zoek naar wat hij nodig heeft.

Specifieke informatie
Omdat de manager eindverantwoordelijk is voor alles wat er in zijn divisie gebeurt, heeft hij informatie nodig en vertrouwen in de kwaliteit van de samenwerking.
Hij heeft specifiek informatie nodig over wat er gebeurd is, wat de planning is en ‘wat er in de lucht hangt’. Wat hij dus van de mensen uit het team wil zijn exacte gegevens en een sfeertekening. Daarmee bedoelt hij dat hij wil weten of iemand anders functioneert dan de bedoeling is, of er verschuiving in de planning te verwachten is, of er nieuws is van of via relaties en hoe het staat met de onderlinge verhoudingen.
Van Frederik krijgt hij naar zijn idee wel de exacte gegevens maar niet de sfeertekening. Daardoor kan hij niet sturen of anticiperen. Daardoor mist hij zowel zekerheid als vertrouwen.

Voorbereiding
Inmiddels is het de manager duidelijk dat hij Frederik een aantal vragen te stellen heeft. Wij proberen uit hoe hij de vragen kan stellen op een manier die de verlangde informatie oplevert, maar zonder aanvallend te zijn. De manager is niet gewend om op deze manier dingen te verwoorden en hij is bang dat hij antwoorden zal krijgen waar hij niet mee overweg kan. Hij is ook zenuwachtig en voelt zich ongemakkelijk. Zijn fantasie is dat Frederik bezig is om hem het leven zuur te maken en dat niet zal toegeven. Hij heeft zich gerealiseerd dat hij geen dossier tegen deze medewerker heeft en is bang dat, als er openlijk gedonder komt, hij daarop afgerekend zal worden. Het uitspreken van deze gevoelens geeft de manager wat opluchting.

Hij is blij met de steun die hij echt nodig heeft. We repeteren een aantal manieren waarop het gesprek zou kunnen gaan. Dan vragen we Frederik voor het werkelijke gesprek.

Lees voor het vervolg deel 2